MPI Press - Sebelum memahami bidang-bidang manajemen, terdapat satu kajian dalam ilmu manajemen yang berkaitan dengan bidang manajemen yaitu tools of management (alat manajemen) yang terdiri dari man, money, method, material, machines dan market (6M).
1. Man yaitu tenaga kerja manusia, baik tenaga kerja pimpinan maupun tenaga kerja operasional/pelaksana.
2. Money yaitu uang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
3. Methods yaitu cara yang digunakan dalam usaha mencapai tujuan.
4. Materials yaitu bahan-bahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
5. Machines yaitu mesin atau alat yang digunakan untuk mencapai tujuan.
6. Market yaitu pasar penjualan barang dan jasa.
Setiap unsur manajemen berkembang menjadi bidang manajemen yang mempelajari lebih mendalam peranannya dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Penerapan manajemen disesuaikan dengan bidang kerja yang ada dalam organisasi atau badan usaha. Bidang-bidang tersebut di antaranya manajemen perkantoran, manajemen produksi, manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen personalia, dan manajemen akuntansi.
1. Manajemen Perkantoran (Office Management)
Menurut William Leffingwell & Edwin Robinson, Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.
Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Kegiatan yang termasuk pekerjaan perkantoran mengetik (typing), menghitung (calculating), memeriksa (checking), menyimpan warkat/arsip (filing), menelepon (telephoning), menggandakan (duplicating), dan mengirim surat (mailing).
2. Manajemen Produksi (Production Management)
Manajemen produksi adalah kegiatan untuk mengatur mengkoordinasikan penggunaan sumber daya organisasi secara efektif dan dan efisien dalam rangka menciptakan serta menambah kegunaan suatu barang dan jasa. Kegiatan-kegiatan dalam pengaturan faktor-faktor produksi tersebut tidak terlepas dari pelaksanaan fungsi-fungsi manaje men yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan. Fungsi-fungsi manajemen tersebut sangat menentukan keberhasilan produksi.
Tujuan manajemen produksi adalah untuk mengatur produksi barang atau jasa dalam jumlah, kualitas, harga, waktu, dan tempat tertentu sesuai dengan kebutuhan konsumen. Tujuan lain dari manajemen produksi adalah agar konsumen maupun produsen/ perusahaan merasa puas atau memperoleh keuntungan. Konsumen puas dengan barang atau jasa yang dibelinya. Produsen/perusahaan puas dengan laba/keuntungan yang didapatnya.
Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam manajemen produksi yaitu:
a. Pemilihan atau seleksi (selection) dan desain produk yang berhubungan dengan upaya mengembangkan produk melalui penelitian terus-menerus. Pemilihan berkaitan dengan keputusan yang menyangkut pemilihan proses produksi dari berbagai barang yang akan diproduksi dan jasa yang dihasilkan. Maksudnya, memilih bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi.
b. Manajemen persediaan berhubungan dengan penetapan jumlah produk agar setiap permintaan konsumen dapat dilayani. Aspek ini juga sering dikatakan sebagai perancangan (engineering) keputusan yang menyangkut penggunaan metode-metode pelaksanaan suatu proses produksi atau cara kerja untuk memproduksi barang.
c. Pengendalian mutu, berhubungan dengan penetapan kualitas produk untuk memuaskan konsumen. Pengendalian sering disebut sebagai pengawasan (controlling) yaitu prosedur-prosedur yang menyangkut pengambilan tindakan korektif dalam kegiatan produksi barang atau penyediaan jasa.
d. Pembaharuan (innovating) adalah kegiatan memperbaiki yang diperlukan dalam sistem produksi berdasarkan perubahan permintaan, tujuan organisasi, teknologi, dan manajemen.
3. Manajemen Keuangan (Financial Management)
Manajemen keuangan berhubungan dengan tanggung jawab pengumpulan, penggunaan, maupun pengelolaan dana perusahaan/organisasi secara efisien.
Beberapa aspek yang termasuk kegiatan dalam manajemen keuangan, yaitu sebagai berikut.
a. Merencanakan keuangan perusahaan pada periode tertentu. Hal ini berhubungan dengan upaya memperoleh dana dan memilih sumber dana yang dibutuhkan.
b. Mengawasi, mengatur, dan mengendalikan posisi keuangan perusahaan melalui laporan keuangan yang sistematis.
c. Mengatur pelaksanaan kredit.
Manajemen keuangan mempunyai fungsi utama mengatur jalannya keuangan pada suatu organisasi yaitu :
a. Raising of fund, adalah kegiatan untuk mendapatkan dana penyusunan sumber penerimaan atau anggaran penerimaan.
b. Allocation of fund, adalah kegiatan untuk mengalokasikan sumber keuangan yang terdapat pada semua aktivitas perusahaan atau penyusunan anggaran pengeluaran.
c. Controlling of fund, adalah kegiatan untuk melakukan pengawasan terhadap penggunaan dan pemanfaatan keuangan.
4. Manajemen Pemasaran (Marketing Management)
Manajemen pemasaran merupakan proses perencanaan, pelaksanaan penetapan konsep produk, penetapan harga, promosi, dan pendistri- busian gagasan, barang, atau jasa yang memungkinkan terjadinya pertukaran untuk memenuhi tujuan individu dan organisasi. Konsep pemasaran berbeda dengan konsep penjualan. Menurut konsep pemasaran, pencapaian sasaran organisasi bergantung pada penentuan kebutuhan dan keinginan pasar serta penyampaian kepuasan yang diinginkan harus lebih efektif dan efisien dari pesaing. Menurut konsep penjualan, konsumen tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup, kecuali organisasi mengadakan usaha penjualan dan promosi skala besar.
The American Marketing Association Committee, mengemukakan pemasaran sebagai kegiatan perdagangan yang mengarahkan aliran barang-barang dan jasa dari produsen menuju ke konsumen atau pemakai Malcolm Mc. Hair merumuskan pemasaran sebagai penciptaan dan penyerahan suatu standar hidup kepada masyarakat. Jadi, pemasaran terdiri atas usaha-usaha yang dibutuhkan untuk memuas kan, baik kebutuhan penjual maupun kebutuhan pembeli.
Fungsi-fungsi pemasaran terdiri atas:
a. Penjualan. Fungsi ini merupakan fungsi utama, karena bertujuan menjual barang/jasa kepada konsumen sehingga memperoleh keuntungan.
b. Pembelian. Bertujuan memilih barang yang akan dibeli untuk dijual kembali. Misalnya memilih harga, jenis, bentuk, mutu dan warna yang apabila dijual kembali akan memperoleh keuntungan.
c. Pengangkutan. Fungsi pemindahan barang dari tempat barang dihasilkan ke tempat barang dikonsumsi. Misalnya menentukan alat angkut ongkos atau kendaraan lain yang berhubungan dengan distribusi.
d. Penyimpanan. Penyimpanan merupakan fungsi menyimpan barang pada saat selesai diproduksi sampai saat dikonsumsi.
e. Pembelanjaan. Fungsi pembelanjaan mendapatkan modal baik dari sumber intern (pemilik) maupun ekstern (bukan pemilik)
f. Penanggungan resiko, adalah fungsi menghindari dan mengurangi resiko yang berkaitan dengan pemasaran barang, misalnya dengan program asuransi.
g. Standardisasi dan Grading. Standardisasi adalah batas-batas dasar dalam bentuk spesifikasi barang, seperti ukuran jumlah, kapasitas, fisik, dan kekuatan. Grading adalah usaha menggolongkan barang ke dalam golongan standar kualitas yang telah mendapat penga- kuan dunia perdagangan. Misalnya memeriksa dan menyortir dengan panca indera, alat, atau contoh.
h. Pengumpulan informasi pasar tentang macam barang yang beredar di pasar, jumlah barang yang dibutuhkan konsumen, harganya, dan sebagainya.
Pemasaran merupakan orientasi manajemen yang beranggapan tugas utama perusahaan adalah memaksimalkan kepuasan konsumen (consumer satisfaction). Adapun penjualan hanya merupakan bagian dari kegiatan pemasaran yang berorientasi kepada peningkatan volume penjualan yang maksimal. Dalam manajemen pemasaran, terdapat empat hal pokok yang akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam memasarkan produknya. Keempat hal pokok tersebut dinamakan bauran pemasaran (marketing mux), yaitu produk, harga, tempat, dan promosi.
a. Produk (Product)
Produk adalah sesuatu yang ditawarkan kepada pasar yang berupa barang dan jasa. Dalam menghasilkan produk, produsen hendaknya lebih memperhatikan kebutuhan dan keinginan konsumen di pasaran.
Produk dapat dibagi menjadi tiga tingkatan, yaitu produk inti, produk aktual, dan produk tambahan.
1) Produk inti merupakan produk paling dasar yang terdiri atas jasa untuk memecahkan masalah atau manfaat inti yang dicari konsumen ketika mereka akan membeli suatu produk. Oleh karena itu, ketika merancang produk, pemasar harus menetapkan inti manfaat yang diberikan produk bagi konsumen.
2) Produk aktual merupakan produk yang berada di sekitar produk inti. Produk aktual memiliki lima karakteristik, yaitu tingkat mutu, sifat, desain, nama merek, dan kemasan.
3) Produk tambahan merupakan tambahan jasa dan manfaat bagi konsumen yang diberikan di sekitar produk inti dan produk aktual.
b. Harga (Price)
Harga adalah kompensasi yang harus dilakukan untuk mendapat- kan sejumlah barang dan jasa. Dalam menetapkan harga produk, produsen harus memperhitungkan biaya produksi sehingga tidak terlalu tinggi atau rendah yang akan mempengaruhi konsumen dan produsen dalam mendapatkan keuntungan..
Terdapat empat kebijakan harga yang biasa dipakai perusahaan, yaitu price discount, promotional discounts, nem product pricing, dan geographic pricing
1) Price discount (potongan harga) yang dapat dilakukan berdasarkan jumlah pembelian, musim, tujuan tertentu perusahaan, atau sistem pembayaran yang ditetapkan perusahaan. Misalnya, toko buku akan memberikan discount sesuai banyaknya pembelian. Semakin banyak pembelian, potongan yang diberikan akan semakin besar. Contoh discount menurut musim biasanya dilakukan oleh toko pakaian. Untuk menghabiskan persediaan pakaian musim dingin, toko pakaian memberikan discount kepada konsumen.
2) Promotional discounts dilakukan melalui dua cara, yaitu markdown discount dan loss leaders. Markdown discount, yaitu diskon yang dilakukan agar konsumen berani membeli barang yang sebenarnya tidak diperlukan. Misalnya, toko pakaian mengadakan markdown discount untuk menghabiskan persediaan barang lama cepat habis dan akan diganti dengan barang baru. Adapun loss leaders dilakukan dengan menjual barang di bawah harga pokoknya. Loss leaders dilakukan untuk merangsang konsumen ingin membeli. barang lain selain barang yang dijual murah tersebut.
3) Nem product pricing atau penetapan harga barang baru dilakukan melalui dua cara, yaitu price skimming dan penetration pricing. Price skimmung, yaitu kebijakan harga yang dilakukan dengan menetapkan harga setinggi mungkin karena barang saingan belum ada. Adapun penetration pricing merupakan kebalikan dari price skimming, yaitu kebijakan penetapan harga serendah mungkin karena barang saingan sudah banyak di pasar.
4) Geographic pricing, yaitu kebijakan penetapan harga dengan mempertimbangkan ongkos pengiriman. Setelah penjualan terjadi harus ditentukan siapa yang akan menanggung ongkos pengiriman, apakah pembeli atau penjual.
c. Tempat (Place)
Tempat atau saluran distribusi yaitu perantara perdagangan (intermediaries) yang melakukan kegiatan menyalurkan produk dari produsen kepada konsumen, mulai dari distributor, pedagang besar, sampai pengecer. Peranan saluran distribusi ini penting karena pada umumnya tidak semua barang dapat dikonsumsi secara langsung oleh pemakai.
Saluran distribusi dapat dilakukan melalui tiga cara, yaitu sebagai berikut.
1) Distribusi yang dilakukan langsung dari produsen ke konsumen, misalnya dilakukan untuk produk pertanian.
2) Distribusi yang dilakukan dari produsen melalui distributor, kemudian ke konsumen, misalnya distribusi produk makanan.
3) Distribusi yang dilakukan dari produsen ke distributor, agen, kemudian konsumen, misalnya distribusi gas elpiji.
4) Distribusi yang dilakukan dari produsen ke distributor, agen, pengecer, dan konsumen, misalnya distribusi produk minyak tanah, beras, dan barang sembako lainnya.
d. Promosi (Promotion)
Promosi merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan secara aktif untuk mendorong konsumen membeli produk ditawarkan. Selain itu, promosi berfungsi mempengaruhi keputusan konsumen untuk membeli suatu produk tertentu.
Promosi dapat dilakukan melalui teknik berikut.
1) Personal selling, yaitu teknik promosi yang dilakukan oleh pramuniaga/salesman yang bertugas menghubungi relasi perusahaan.
2) Advertising, yaitu teknik promosi yang dilakukan melalui pemasangan iklan, baik di media cetak maupun media elektronik. Selain itu, teknik ini dapat juga dilakukan dengan teknik reklame seperti pemasangan spanduk atau papan reklame di pinggir jalan.
3) Publicity, yaitu teknik promosi berupa pemuatan berita di media massa. Berita yang dimuat, di antaranya berupa berita tentang kemajuan-kemajuan yang telah dicapai oleh perusahaan atau tentang mutu produk yang dihasilkan perusahaan.
4) Sales promotion, yaitu teknik promosi yang dilakukan dengan mengadakan penjualan obral, pemberian potongan secara besar- besaran, dan undian hadiah dengan cara mengumpulkan dan mengirimkan merek dagang, bungkus produk, atau kupon-kupon hadiah yang dicetak perusahaan. Teknik promosi ini dilakukan untuk meningkatkan penjualan dalam jangka pendek.
5. Manajemen Personalia atau Manajemen Sumber Daya Manusia (Human Resources Management)
Manajemen sumber daya manusia adalah kegiatan merencanakan, mengarahkan, dan mengkoordinasikan semua pekerjaan yang menyang- kut pegawai, mencari pegawai, berlatih atau mengorganisasi dan melayani mereka. Selain itu Manajemen personalia merupakan seni dan ilmu dalam perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan penga- wasan dalam hal pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian dan pemeliharaan terhadap sumber daya manusia secara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuan utama manajemen sumber daya manusia, yaitu untuk meningkatkan kontribusi karyawan terhadap organisasi dalam rangka mencapai produktivitas organisasi yang bersangkutan.
Fungsi yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia yaitu:
a. Memilih tenaga kerja sesuai dengan jabatan.
b. Melakukan pelatihan terhadap tenaga kerja yang sudah dipilih dengan baik.
c. Menciptakan kondisi kerja yang menunjang moral pekerja dan produktivitas tinggi.
d. Memberikan balas jasa yang seimbang dengan tugas.
e. Menyusun job description, yaitu rumusan tertulis yang didasarkan pada analisis jabatan tertentu. Job description mencakup nama pekerjaan; tempat bekerja dan hubungan dengan pekerja lain; peralatan atau mesin yang digunakan; deskripsi syarat fisik dan mental yang harus dipenuhi pekerja; kondisi kerja; serta kewajiban dan tanggung jawab pekerja/karyawan.
Seleksi atau pemilihan tenaga kerja dapat dilakukan melalui berbagai cara, yaitu:
a. Memanfaatkan sumber internal yaitu mencari karyawan untuk mengisi lowongan dari karyawan yang sudah ada.
b. Menggunakan jasa karyawan lama. Biasanya cara ini dilakukan untuk mencari tenaga kerja tingkat bawah. Misalnya, meminta karyawan lama untuk mencari teman-temannya yang mau ditempatkan dalam posisi tersebut.
c. Melalui sekolah atau lembaga pendidikan.
d. Mencari langsung ke daerah tenaga kerja, misalnya perusahaan perkebunan akan mencari pekerja langsung ke daerah perkebunan dengan terlebih dahulu memberi pengarahan dan izin dari kepala daerah setempat.
e. Melalui iklan, baik di media cetak maupun media elektronik.
Karyawan yang dimiliki perusahaan harus dilatih dan di tingkatkan keterampilannya dengan tujuan:
a. Pekerjaan dapat dilakukan lebih baik, lebih tepat, dan lebih efisien.
b. Mengurangi terjadinya kecelakaan kerja.
c. Tanggung jawab dan disiplin semakin meningkat.
d. Profesionalisasi dalam jabatan semakin mantap.
Selain pelatihan, karyawan juga harus diberi motivasi untuk meningkatkan semangat kerja.
Cara yang dilakukan untuk memotivasi yaitu:
a. Memberikan imbalan yang memadai.
b. Memberikan santapan rohani secara periodik atau rutin.
c. Menciptakan suasana informal, suasana santai, rekreasi, dan malam bersama keluarga.
d. Memberikan perhatian secara individual kepada karyawan.
e. Menggunakan "manajemen tepuk", yaitu dilakukan dengan mendekati dan menepuk bahu karyawan serta menghargai mereka sebagai sahabat.
f. Memberikan kesempatan untuk maju dan merencanakan masa depannya.
g. Meningkatkan loyalitas karyawan.
h. Meminta pendapat dan saran-saran karyawan dalam hal-hal tertentu.
6. Manajemen Administrasi atau Akuntansi (Accounting Management)
Manajemen administrasi/akuntansi adalah cara mengajukan informasi mengenai administrasi atau akuntansi sedemikian rupa sehingga dapat membantu manajemen dalam menentukan garis-garis kebijakan dan operasional sehari-hari dari suatu usaha. Sasaran utama manajemen administrasi atau akuntansi adalah menyajikan laporan tentang peristiwa finansial atau keuangan. Peristiwa finansial atau keuangan yang dimaksud meliputi kegiatan mencatat, menguraikan dan menganalisis, menggolongkan, meringkas, menafsirkan, meramalkan dan melaporkan peristiwa keuangan
Kegiatan manajemen akuntansi adalah mengumpulkan, mencatat, menganalisis, dan melaporkan keuangan perusahaan sebagai bahan pengambilan keputusan.
Tahapan dalam manajemen administrasi/ akuntansi adalah sebagai berikut.
a. Pengumpulan data. Data yang dikumpulkan dapat berbentuk data harian, mingguan, dan bulanan yang diperoleh dari setiap bagian perusahaan.
b. Pencatatan data. Data yang telah dikumpulkan dicatat secara sistematis, berurutan, dan terperinci.
c. Pengelompokan data. Setelah dicatat, data dikelompokkan menurut golongan, rekening, atau penggolongan yang lain menurut kebutuhan.
d. Pelaporan. Dilakukan secara periodik agar terdapat kesinambungan dan manajemen dapat membandingkan laporan untuk mengetahui kemajuan atau kemunduran perusahaan.
e. Penafsiran data. Data yang telah ditafsirkan kemudian dibandingkan dengan kondisi perusahaan periode sebelumnya atau kondisi perusahaan lain.
Sumber : Dasar-Dasar Manajemen | Dr. Badrudin, M.Ag
Posting Komentar