MPI Press - Perencanaan mencakup banyak variasi atau jenis. Beberapa variasi tersebut adalah visi, misi, tujuan, strategi, kebijakan, prosedur, dan aturan.
1. Visi (Vision)
Visi menggambarkan kondisi masa depan yang diwujudkan melalui pelaksanaan sejumlah misi. Visi organisasi sangat bergantung kepada pemimpin, bila pemimpin memiliki komitmen yang tinggi terhadap organisasi, maka segala bentuk kegiatan yang direncanakan sebelumnya dapat direalisasikan dengan menentukan siapa pelaksana, mengapa harus melaksanakan, mengapa hal itu penting, bagaimana merealisasi- kan janji kepada pelanggan dan pedoman perilaku yang mengatur, serta bagaimana berbuat
Menurut Wibisono (2006:43) visi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan cita-cita atau impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan. Dengan kata lain, visi dapat dikatakan sebagai pernyataan want to be dari organisasi atau perusahaan. Visi juga merupakan hal yang sangat krusial bagi perusahaan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang.
Dalam visi suatu organisasi terdapat juga nilai-nilai, aspirasi serta kebutuhan organisasi di masa depan seperti yang diungkapkan oleh Kotler yang dikutip oleh Nawawi (2000:122), Visi adalah pernyataan tentang tujuan organisasi yang diekspresikan dalam produk dan pelayanan yang ditawarkan, kebutuhan yang dapat ditanggulangi. kelompok masyarakat yang dilayani, nilai-nilai yang diperoleh serta aspirasi dan cita-cita masa depan.
F. Gaffar (1995:5) menyebut visi sebagai daya pandang jauh ke depan, mendalam, dan luas yang merupakan daya pikir abstrak serta memiliki kekuatan yang amat dahsyat, dapat menerobos segala batas-batas fisik, ruang, dan waktu. Oleh karena itu, visi digunakan sebagai kunci energi manusia, serta atribut pemimpin dan pembuat kebijakan Disini dapat dimaklumi bahwa visi menggambarkan cita-cita, idealisme, aspirasi harapan mikro, makro, bahkan global. Maka untuk mewujud kan visi ini dibutuhkan kebijakan baik pada tingkat kelembagaan, regional, maupun nasional.
Contoh Visi: RCTI (Media Utama Hiburan dan Informasi), SCTV (Satu untuk Semua). Yamaha (Selalu Terdepan). TVOne (Terdepan Mengabarkan).
2. Misi (Mission)
Menurut Prasetyo dan Benedicta (2004:8), Di dalam misi produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan, pasar yang dilayani dan teknologi yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dalam pasar tersebut. Pernyataan misi harus mampu menentukan kebutuhan apa yang dipuasi oleh perusahaan, siapa yang memiliki kebutuhan tersebut, dimana mereka berada dan bagaimana pemuasan tersebut dilakukan. Menurut Drucker (2000:87), Pada dasarnya misi merupakan alasan mendasar eksistensi suatu organisasi. Pernyataan misi organisasi, terutama di tingkat unit bisnis menentukan batas dan maksud aktivitas bisnis perusahaan. Jadi perumusan misi merupakan realisasi yang akan menjadikan suatu organisasi mampu menghasilkan produk dan jasa berkualitas yang memenuhi kebutuhan, keinginan dan harapan pelanggannya (Prasetyo dan Benedicta, 2004:8). Menurut Wheelen sebagaimana dikutip oleh Wibisono (2006:46-47) Misi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan tujuan atau alasan eksistensi organisasi yang memuat apa yang disediakan oleh perusahaan kepada masyarakat, baik berupa produk ataupun jasa.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan Visi. Dalam operasionalnya orang berpedoman pada pernyataan misi yang merupakan hasil kompromi interpretasi Visi. Misi merupakan sesuatu yang nyata untuk dituju serta dapat pula memberikan petunjuk garis besar cara pencapaian Visi.
Dalam lingkungan masyarakat setiap kelompok masyarakat mempunyai peranan berbeda. Peranan tersebut kemudian menentukan misi atau maksud keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut. Jika kelompok masyarakat tidak mempunyai misi, maka kelompok tersebut tidak memiliki arah terhadap eksistensinya dalam masyarakat.
3. Tujuan (Objective)
Tujuan yang diinginkan harus dirumuskan dengan sejelas-jelasnya agar dapat dipahami dan ditafsirkan dengan mudah oleh orang lain. Tujuan yang diinginkan itu juga harus wajar, rasional, ideal, dan cukup menentang untuk diperjuangkan dan dapat dicapai oleh orang banyak. Tegasnya, tujuan yang diinginkan itu harus ditetapkan supaya perencanaan itu tidak mengambang.
G.R. Terry mengemukakan bahwa tujuan adalah sasaran manajerial yaitu tujuan yang melukiskan skop yang jelas serta mem- berikan arah pada usaha-usaha seorang manajer. Sedangkan Wilson mengatakan tujuan adalah pusat perhatian (area of concern), sampai sejauh mana bidang-bidang atau pusat perhatian itu dapat direalisasi- kan pada waktu tertentu, ditentukan oleh perkiraan kemampuan yang dimiliki dan hasil yang hendak dicapai.
Organisasi secara keseluruhan pasti mempunyai tujuan, kemudian departemen atau bagian organisasi juga mempunyai tujuan tersendiri. Tujuan bagian organisasi harus menunjang tujuan organisasi secara keseluruhan, meskipun tujuan masing-masing bagian berbeda satu sama lain.
4. Strategi (strategy)
Strategi pada hakikatnya merupakan interpretative planning yang dibuat dengan memperhitungkan rencana saingan Penyusunan strategi didasarkan atas pemanfaatan keunggulan-keunggulan dari pada saingan. Celah-celah kelemahan saingan harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya sehingga kita unggul dalam persaingan tersebut. Strategi yang dilaksanakan tidak boleh diketahui saingan agar tidak ada kontra strategi dari pihak-pihak saingan (top secret).
Salah satu strategi adalah penentuan metode. Metode merupakan hal yang fundamental bagi setiap tindakan yang berhubungan dengan prosedur. Suatu prosedur terdiri dari serangkaian tindakan. G.R. Terry mengemukakan "A Method can be defined as the result of determining the manner of work performance of a task giving adequate consideration of the objectives, facilities available, and total expenditures of time, money, and effort".
Malayu S.P. Hasibuan (2006:102) mengemukakan faktor penting yang menjadi perhatian dan perhitungan dalam menentukan strategi:
a. Memperhitungkan keunggulan dan kelemahan yang dimiliki pihak saingan.
b. Memanfaatkan keunggulan dan kelemahan pihak saingan
c. Memperhitungkan lingkungan intern maupun ekstern yang dapat memengaruhi perusahaan.
d. Memperhitungkan faktor-faktor ekonomis, sosial, dan psikologis.
e. Memperhatikan faktor-faktor sosio kultural dan hukum.
f. Memperhitungkan faktor ekologis dan geografis.
g Menganalisis dengan cermat rencana pihak saingan.
LC. Serrel (Malayu S.P. Hasibuan, 2006:103) mengemukakan strategi dalam perencanaan:
a. Camel head in the tent (memasukkan kepala unta dalam tenda) artinya pengajuan rencana dilakukan bertahap karena diajukan secara menyeluruh kemungkinan besar rencana tersebut akan ditolak.
b. Sowing seed on fertile ground (menebarkan bibit pada tanah subur), artinya untuk mengajukan rencana, pilihlah orang-orang yang kiranya dapat menerima rencana tersebut. Apabila sudah ada orang tersebut, biarkan orang itu memengaruhi kelompoknya, sehingga rencana dapat diterima semua anggota.
c. Mass concentrated offensive (penyerangan secara terkonsentrasi), artinya jika rencana itu telah dapat diterima pelaksanaannya jangan ditangguhkan, melainkan harus dilakukan secepatnya. Karena jika ditangguhkan kemungkinan rencana tersebut tidak dapat dilaksa- nakan sebab perubahan situasi dan kondisi.
d. Confuse the issue (mengalihkan perhatian). Strategi ini dimaksudkan untuk mengalihkan perhatian dengan jalan menggunakan pende- katan yang tidak langsung menyinggung pokok persoalan. Orang mengusahakan sekuat tenaga untuk mengalihkan perhatian kelom- pok dengan jalan mengajukan pertanyaan yang sama sekali tidak berhubungan dengan persoalan yang sedang diperbincangkan.
e. Use strong tactics only when necessary (menggunakan taktik keras jika perlu). Strategi ini hanya digunakan jika diperlukan sekali, dan tidak boleh sering digunakan karena akan mengurangi keampuhan- nya.
f. Pass the buck (lepaskan tanggung jawab). Strategi ini berarti melemparkan tanggung jawab kepada pihak lain sehingga yang bersangkutan terlepas dari segala akibat perbuatannya. Strategi ini dapat dinamakan mencari kambing hitam yaitu pihak yang seharusnya bertanggung jawab menghindar, sehingga orang lain yang terkena resiko perbuatannya.
g. Time is great healer (waktu ialah penyembuh yang terbaik). Strategi ini dimaksudkan untuk mendapatkan bantuan dari waktu. Tindakan yang dilakukan tidak perlu tergesa-gesa, sebab dengan menunggu banyak tindakan, maka tindakan itu tidak perlu dilakukan lagi.
h. Strike while the iron is hot (pukullah besi ketika masih panas), artinya terapkanlah rencana dengan segera jika terlihat gejala orang tidak menentangnya.
i. Two heads are better that one (pemikiran dua orang lebih baik dan satu orang). Strategi ini dimaksudkan untuk memperoleh pemi- kiran dan perumusan yang terbaik mengingat suatu persoalan akan dipecahkan dengan sempurna, apabila terjadi pertukaran pikiran yang sebaik-baiknya antara para manajer yang berpengalaman dan mempunyai keahlian.
j. Divide and rule (membagi dan menguasai). Strategi ini dimaksudkan untuk membagi kelompok itu menerima rencana yang diajukan dan maksud yang diinginkan.
5. Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu jenis rencana yang memberikan bimbingan berpikir dan arah dalam pengambilan keputusan. Sering kali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis dari manajer. Dengan kebijakan, rencana akan semakin baik dan menjuruskan daya pikir dari pengambil keputusan ke arah tujuan yang diinginkan. Kebijakan membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan memastikan agar keputusan tersebut konsisten dan mengarah pada tujuan organisasi. Kebijakan memberi ruang pada inisiatif dalam pengambilan keputusan. Kebijakan umum terdiri atas program dan anggaran.
Program adalah rencana konkret yang telah ditentukan. Dikatakan konkret karena program sudah mencantumkan sasaran, kebijakan prosedur, waktu, maupun anggarannya. Jadi program merupakan usaha-usaha untuk mengefektifkan rangkaian tindakan yang harus dilaksanakan menurut bidangnya masing-masing. Anggaran (Budget) adalah rencana yang menggambarkan penerimaan dan pengeluaran yang akan dilakukan pada setiap bidang. Dalam anggaran ini hendaknya tercantum besarnya biaya dan hasil yang akan diperoleh. Malayu SP. Hasibuan (2006:101) mengatakan bahwa budget adalah suatu ikhtiar dari hasil yang diharapkan dan pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut yang dinyatakan dalam kesatuan uang. Teknik penyusunan anggaran terdiri dari dua yaitu performance budget dan traditional budget.
Menurut Jesse Burkhead dalam Malayu S.P. Hasibuan (2006:101) "A performance budget is one which present the purpose and objectives for which finds are required the cost of the programs proposed for achieving those objectives, and quantitative data reassuring the accomplishments and work performed under each programı". Sedangkan Traditional Budget menurut Malayu S.P. Hasibuan (2006:101) adalah cara-cara menyusun data kebutuhan anggaran yang tidak didasarkan atas pemikiran dan analisis tentang rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Harold Koontz menafsirkan kebijakan sebagai "general statement of understanding that guide thunking in decision making. Their function is to mark out an area in which decision can be made, thus leading same assurance that decision will be consistent with and contribute to goals or objectives". Selanjutnya G.R. Tery mendefinisikan "a policy is a verbal, written of implied over all guide setting up boundaries that supply the general limits and direction in which managerial actions will take place".
Malayu S.P. Hasibuan (2006:97) menjelaskan tingkat-tingkat kebijakan yaitu sebagai berikut:
a. Kebijakan pokok (basic policy) dibuat oleh manajer puncak atau oleh pemilik perusahaan. Pada tingkat ini perencanaan lebih bersifat membimbing ke arah pemikiran untuk manajerial yaitu memberi- kan petunjuk serta menggariskan secara umum, baik mengenai tujuan maupun cara yang ditempuh.
b. Kebijakan umum (general policy) yang dibuat oleh manajer madya. Pada tingkat ini, perencanaan lebih bersifat administratif yaitu sudah lebih jelas menunjukkan cara-cara bagaimana tujuan dan cara yang telah digariskan dalam perencanaan yang sifatnya direktif dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
c. Kebijakan bagian (departmental policy) yang dibuat oleh manajer lini (supervisor) dan atau mandor. Dalam tingkat ini setiap anggota kelompok lebih banyak mempunyai tugas menghasilkan sehingga tugas itu bersifat operatif, yaitu pekerjaan yang harus berakhir dengan menghasilkan sesuatu yang konkret.
Kebijakan dalam perusahaan atau organisasi disebut dengan berbagai istilah yaitu impose policies, appealed policies, originated policies, dan policies of opportunism (Malayu S.P. Hasibuan, 2006:98). Impose policies adalah kebijaksanaan yang timbul sebagai akibat faktor-faktor eksternal seperti pemerintah, persatuan dagang, dan trade union. Appealed policies adalah kebijaksanaan yang timbul dari usul-usul seorang manajer terhadap atasannya mengenai suatu hal khusus sepert cara mengendalikan hal itu. Originated policies adalah meliputi kebijak sanaan yang dimulai oleh para manajer untuk memiliki pedoman yang dibutuhkan, diciptakan untuk bawahannya dalam memimpin perusa haan. Policies of opportunism artinya tidak membuat kebijaksanaan dan keputusan sampai suatu keadaan dihadapi. Maksud tindakan ini adalah untuk membuat lawan-lawan hanya menerka-nerka.
Kebijakan dapat dibedakan atas kebijakan tertulis dan kebijakan lisan. Malayu S.P. Hasibuan (2006:99) mengemukakan kebaikan dan keburukan kedua kebijakan tersebut.
Kebaikan dan Keburukan Kebijakan Tertulis dan Kebijakan Lisan
1. Kebijakan Tertulis
- Kebaikan
a. Manajer dibimbing untuk berpikir sejalan dengan arti kebijaksanaan, isi, dan penggunaannya dapat dipelajari
b. Kebijakan menjadi jelas dan salah pengertian dapat dikurangi.
c. Perlakuan yang sama dan tetap atas problem yang dihadapi dapat diperoleh.
d. Meyakinkan bahwa kebijakan tidak diubah atau bukti autentik ada.
e. Tersedianya otoritas kebijakan yang berguna dalam banyak hal.
f. Mudah digunakan sebagai frekuensi mempunyai kekuasaan. yang
- Keburukan
a. Kebijaksanaan tersebar luas dan mungkin dapat jatuh ke tangan orang yang tidak mempunyai hubungan dengannya atau jatuh ke tangan saingan.
b. Sulit menulis kebijaksanaan secara tepat dan menyeluruh.
c. Fleksibilitas dalam penggunaannya dapat terhambat.
d. Perubahan dalam kebijaksanaan untuk disesuaikan dengan keadaan sulit dilakukan.
e. Rahasia ataupun tindakan yang akan dilakukan dapat diketahui oleh saingan.
2. Kebijakan Lisan
- Kebaikan
a. Kerahasiaannya lebih terjamin
b. Penggunaannya dapat. fleksibel
- Keburukan
a. Penafsirannya sering berbeda-beda, sebab tidak dapat dipelajari lebih jelas.
b. Kebijaksanaan dapat berubah, sebab tidak adal bukti yang autentik.
6. Prosedur (procedure)
Prosedur merupakan jenis rencana, karena prosedur menunjukkan pemilihan cara bertindak dan berhubungan dengan aktivitas masa depan. Prosedur benar-benar merupakan petunjuk untuk tindakan dan bukan cara berpikir. Prosedur memberikan detail tindakan, sehingga suatu aktivitas tertentu harus dilaksanakan. Biasanya prosedur dijelaskan secara kronologis
G.R. Terry mengemukakan "a procedure is a series of related tasks that make up the chronological sequence and the established way of performing the work to be accomplished". Prosedur adalah suatu rangkaian tugas yang mewujudkan urutan waktu dan rangkaian tersebut harus dilaksanakan.
Prosedur yang bersifat umum berlaku untuk organisasi secara keseluruhan. Selanjutnya prosedur umum diturunkan ke prosedur yang lebih spesifik yang berlaku untuk bagian yang lebih kecil misalnya prosedur untuk divisi atau departemen. Prosedur merupakan penjelasan yang lebih rinci dari kebijakan organisasi dan kemudian dikembangkan untuk memperjelas langkah-langkah yang akan dilakukan oleh karyawan.
7. Peraturan (rule)
Rule adalah rencana tentang peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan harus ditaati. Rule kadang-kadang timbul oleh prosedur tetapi keadannya tidak sama. Perbedannya, rule tidak menurut urutan-urutan sedangkan prosedur berdasarkan urutan. Persamannya rule dan prosedur sama-sama memberikan bimbingan untuk bertindak yang baik,
Dilihat dari segi jangka waktunya, perencanaan dibagi menjadi tiga yaitu perencanaan strategis, perencanaan taktis, dan perencanaan operasional. Untuk mempermudah memahami jenis perencanaan tersebut lihat tabel di bawah ini.
Jenis Perencanaan Berdasarkan Jangka Waktu
- Rencana (Strategis, Taktis, Operasional)
- Jangka Waktu (Panjang (> 5 Tahun), Menengah (1-5 Tahun), Pendek (<1 Tahun))
- Pembuat (Manajemen puncak, Manajemen puncak dan menengah, Manajemen menengah dan bawah)
1. Perencanaan Strategis (Renstra)
Rencana strategis merupakan rencana jangka panjang untuk mencapai tujuan strategis. Fokus rencana ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak Manajemen puncak menentukan 'ke mana organisasi harus berada' dalam jangka panjang.
Manajer barangkali mempunyai masalah secara tepat berapa jauh perencanaan strategis (dalam masa depan) dapat dilakukan. Prinsip komitmen digunakan untuk menjawab masalah tersebut. Prinsip tersebut pada dasarnya mengatakan bahwa setelah melakukan analisis perencanaan jangka panjang, manajer akan menyiapkan (commit) dana hanya jika ia dapat mengantisipasi tingkat pengembalian (return) dari biaya yang dikeluarkan. Pengeluaran biaya merupakan investasi dan hanya dikeluarkan apabila return atas investasi tersebut cukup baik.
2 Perencanaan Taktis
Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini mempunyai jangka waktu yang lebih pendek dibandingkan dengan rencana strategis dan mempunyai fokus yang lebih sempit dan lebih konkret. Dalam istilah perang sering kita dengar ungkapan "memenangkan pertempuran untuk memenangkan perang" atau "meskipun kalah dalam satu pertempuran, tetapi dapat meme- nangkan perang". Pertempuran dalam hal ini merupakan rencana taktis, sedangkan perang merupakan rencana strategis. Jika strategi memfokuskan pada sumber daya, lingkungan dan misi, maka rencana taktis memfokuskan pada manusia dan aksi (tindakan).
3. Perencanaan Operasional
Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek, dan melibatkan manajemen tingkat bawah. Rencana operasional mempunyai dua jenis rencana yaitu rencana tunggal (sekali pakai) dan standing plan (dapat dipakai berkali-kali). Rencana tunggal lebih sesuai digunakan untuk mencapai tujuan yang spesifik yang kemudian dihapuskan setelah tujuan tersebut tercapai. Rencana standing merupakan rencana standar yang lebih sesuai dipakai untuk mencapai tujuan yang muncul berulang-ulang.
a. Rencana Tunggal (Sekali Pakai)
Rencana tunggal misalnya ekspansi perusahaan dengan mengem. bangkan berbagai rencana sekali pakai, seperti pembuatan pabrik baru, penarikan tenaga baru, analisis pemasaran, dan lainnya. Beberapa jenis rencana sekali pakai yaitu program, proyek (project), dan anggaran.
Program merupakan rencana sekali pakai untuk serangkaian. aktivitas yang benar. Program dapat mencakup tujuan, langkah- langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, kebijakan, prosedur, aturan, unit organisasi atau orang yang bertanggung jawab terhadap setiap langkah. Program dibicarakan lebih banyak pada bagian sebelumnya. Sedangkan proyek merupakan bagian dari program dengan cakupan lebih kecil serta penugasan dan target waktu dalam proyek ditentukan dengan jelas. Sebagai contoh, perusahaan mempunyai program pembuatan gudang baru, kemudian proyek-proyek pendukung dikembangkan seperti penyusunan layout gudang Penarikan tenaga pergudangan dan proyek pemindahan barang dan gudang lama ke gudang baru. Masing-masing proyek menjadi tanggung jawab orang-orang tertentu dan orang tersebut diberi sumber daya dan target waktu tertentu. Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam bentuk angka, dapat berupa angka kuantitas maupun unit moneter. Anggaran banyak dibahas dalam pengendalian.
b. Rencana Standing (Berkali-Kali Pakai)
Jika suatu aktivitas muncul berulang-ulang, satu atau serangkaian rencana dikembangkan untuk mengarahkan aktivitas tersebut. Standing plan akan menghemat waktu dan tenaga manajer, sebab situasi yang berulang-ulang diselesaikan dengan rencana standar. Beberapa contoh standing plan adalah kebijakan, prosedur operasional standar, dan aturan.
Sumber : Dasar-Dasar Manajemen | Dr. Badrudin, M.Ag
إرسال تعليق